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浅论人事档案管理中所面临的问题和解决方案

发布时间:2014-07-07 10:16

  一、人事档案管理中面临的问题
  人事档案是有关个人的各方面信息的一个很好的总结,对于人才的选拔具有科学依据,所以管理好人事档案非常重要。但是现在在人事档案管理中存在这样的现象,“说起来很重要,做起来不重要”。这种对人事档案管理的不认真态度,造成了“人事档案无用论”的流行。现在我国的人事档案管理还存在一系列问题,归结起来,大致有以下三个方面:
  (一)多部门管理人事档案
  早在1988年,中组部、人事部“关于加强流动人员人事档案管理工作的通知‘人调发[1988]5号’”的文件规定流动人员人事档案统一由党委组织部门、政府人事部门及所属的人才流动服务中心等机构负责。其他机构不得承担人事档案的管理工作。
  根据这个文件,关于人事档案管理的工作的所属权其实是很有限的,但就目前的情况来看,人事档案管理上存在比较混乱的状况。国家在“等机构”上并没有将人事档案的管理权限定在以上三个部门中,而是含混不清地承认其他某些机构也可以管理,这就为人事档案的管理工作制造了难题,因为谁也不知道“等机构”是哪些机构。本文由论文联盟收集整理
  由于这种人事档案制度上的漏洞,当前人事档案存在多部门共同管理的机制:国营单位在管,私营在管,一切单位都在管,而国家的硬性规定指标缺乏明确表述,人事档案在管理上出现了很混乱的局面。
  (二)缺乏认真负责的工作态度
  多个部门管理人事档案,造成人事档案管理现状只是限于流动形式。这种不好评估的管理工作在历史上一直没有得到充分重视,造成了工作人员工作积极性不高,甚至有些工作人员工作态度非常不认真。他们在对待具体的人事档案管理工作时,敷衍了事,结果有的档案调来调去,有的甚至不小心调没了,因为有的不注重整理,甚至不封口。
  这种人事档案管理工作中的流行作风,非常不利于工作的有效开展与进行,为人们的工作和事业的变动造成了一系列麻烦的问题。认真负责是社会中每一项工作最起码的职业素养和职业态度,需要加以重视。
  (三)人事档案管理水平差
  首先,在一些档案管理场所,档案存放的环境不够标准,造成一些档案发潮,甚至被虫蛀。其次,管理人事档案的人员素质低。他们把人事档案管理看做是很简单的工作,有的一个人管理上千份档案,甚至上万份;同时,管理人员的水平也参差不齐,有的没有经过培训,就随便整理档案,造成一些档案丢失。最后,有些人事档案管理的手续不能紧跟时代要求,所需要的软件不能很好地利用,造成还停留在手动整理的阶段。一些档案在整理的时候存在偏差,造成档案的真实性有待考证。
  二、造成人事档案管理混乱的原因
  随着社会的发展,建立健全完善合理的人事档案有着非常重要的意义。结合人事档案管理现状,具体分析,可知有以下几个方面的原因:
  (一)历史上一直没有得到充分重视
  我国自改革开放以后,各项事业都得到了很大发展,近些年以来教育事业的发展更是有目共睹。面对这些傲人的成绩,我们不能忘乎所以,实际上,在人才井喷式增长的背后,我们对人事档案的管理工作却缺乏相应的关注。很多措施还是以前流传下来的老办法,随着时代的发展,越来越不能适应社会发展的要求。这是一个思路转变的问题,加强思想重视,是解决这一问题的思想基础。
  (二)人事档案管理制度还不健全
  面对人事档案管理混乱的这一现状,我们必须认识到这样一个原因:我们关于人事档案管理的某些制度还不是很完善。比如上文所说的文件,对人事档案管理所属权的界定还不是很清晰,这是造成当前问题的一个主要原因。完善人事档案管理制度是一个社会发展的必要保障,当前我们缺乏在这发面的相关立法,这是非常遗憾的。加上档案管理制度繁琐僵化,在办理人事档案管理时非常麻烦,这些都是不得不注意的。
  (三)工作人员素质普遍不高
  在当前教育大发展的情况下,面对越来越多的求职人群、毕业生,需要工作人员热情、耐心的服务解答。但是在现实的工作中,人事档案管理人员往往高高在上,办事效率低下,不能很好地适应“顾客”的要求。
  三、解决这些问题的方案
  针对这样的一些问题,我们必须从思想上加以重视,提出合理的解决办法,改善人事档案管理工作的某些不良现状,确保人事档案管理的科学性和真实性,提高办事效率和工作质量。
  第一,立法机关出台相应的政策法规,让人们从法律规章制度方面认识到人事档案的重要性,加大社会对人事档案的重视,从而在内心形成这种必要性;第二,分类管理,各司其职。明确档案管理的所属权,使各类不同工作性质的人员档案都有明确的归属。国家单位职员的可以放在国家的档案库里,至于其他个人的根据相应的分类,分别放在其他正规的单位里,确保人事档案得到科学合理的安排和整理;第三,人事档案管理机构进行定时检查。制定相应的档案管理的规定,关于档案费、保管费等,出台相应的法律规定,确保具体条款;第四,利用现代化人事档案管理手段。人事档案管理要紧跟时代发展,运用高科技实现高效和快速的管理,关于人事档案的管理,统一使用管理软件,管理人员进行这方面的培训,统一标准,运用的效果会变好;第五,加强对员工的培训和教育,引进高素质人才,加强对他们的服务质量培训,大家定时对自己负责的档案进行监督、查看,确保文档的真实性和全面性。第六,简化手续办理,同时加大对快递支出的投入,确保快速、准确,提高工作效率和服务质量。
  四、结语
  人事档案是个人的明信片,是最能证明自身学历、工作经验、品德表现的证明,所以我们要加强对人事档案的管理,在管理方面,我们不仅要加强人事档案的管理,还要很好地科学地利用人事档案,充分发挥它的作用。
  人事档案的管理是一项惠及全民的工作,所以工作人员要高度重视整理工作,要不断地提升自身的专业素质和专业水平,及时培训,培养自己运用软件的技术,在大家的协调下,一起整理好人事档案。人事档案对于个人的过去是一个很好的总结,就像一面镜子,是对过去和现在最好的评估,对于未来是一张最好的“信用卡”。管理好人事档案,不仅惠及个人,对于国家选派人才也有科学的依据,节省人力成本,为人才的更好利用提供真实考证。



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