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水利工程档案管理之论述

发布时间:2014-07-07 10:16

  一、水利工程档案的重要性。
  水利工程档案是水利科技档案的重要组成部分,是工程技术人员劳动智慧的结晶,是维护水利工作历史真实面貌的一项重要工作,它贯穿于整个水利工程建设的全过程,从一个水利工程项目的提出、论证、审批、设计、招投标、施工、监理、竣工验收等过程中形成的,应当归档保存的文字、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录,真实有效地反映水利工程建设的全过程,不仅对施工过程中的质量检验本文由论文联盟收集整理、竣工验收及日后管理和维护具有重要利用价值,更对新建工程具有借鉴和指导意义。做好水利工程档案管理工作,准确记录具有保存价值的资料,为水利工程提供翔实的信息,成为水利工程建设及运行管理工作中不可缺少的环节和依据。
  1.1建立档案管理网络,确保管理规范化、标准化加强对档案工作的集中统一管理是水利工程档案齐全、完整、规范的重要保证。一是成立档案工作领导小组,统一协调档案管理工作,由主管档案工作的领导全面负责对档案室配备专职档案人员,在各业务部门指定专门人员担任兼职或专职档案员。
  1.2是要设计出可使用的档案管理信息管理软件,将输入的数字档案信息进行分类排列和编目,实现档案数字化,信息组织与管理的有序化。
  1.3是建立健全档案管理的各种规章制度,修订岗位责任制及档案管理制度,做到职责分明。四是建立科学的归档制度,归档时应对文件进行全面、认真的检查,在内容方面检查归档的文件是否齐全完整。无论是在工程各阶段还是单位内的各个部门,都能从组织上保证文件材料不疏漏、不散失,使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。
  二 转变观念,科学管理
  
  长期以来,我们对于各级各类档案的管理工作没有一种科学的管理意识,没有将档案工作渗透到各个环节之中,导致业务部门和档案管理部门各自为政,档案资料积累残缺不全,给档案的整理归档带来了困难。为了使水利工程的档案管理更加规范化、标准化,我们必须提高认识,转变观念,制定一系列措施,对水利工程档案进行科学管理,并根据水利工程复杂性的特点,拓宽档案收集渠道。
  
  从实际情况看,水利工程建设是比较复杂的,从项目申报到工程竣工的阶段比较多。这种工程形成的文件材料涉及面广、内容繁杂,涉及部门和人员多,经历时间长,稍有疏忽,就可能遗漏。而小型水利工程大多施工要求急、建设周期短、形成的文件数量不多,不易引起档案人员的足够重视;加之施工人员组成复杂,往往造成工程任务难完成;临时机构解散,而档案材料也随之消失。为了保证档案资料收集齐全、完整,我们要求档案管理人员首先了解水利工程建设工作的具体操作程序和工作流程及各阶段的工作安排,掌握每一阶段工作中需要形成哪些档案资料,对每种资料的内容、数量做到心中有数。
  在此基础上,采取以下收集方法:
  2.1追踪收集适用于工程周期短、形成档案材料快的工程。档案人员或兼职档案人员主动到现场询问和了解工程进展情况,及时掌握工程信息并指导和督促技术部门有针对性地收集档案资料。这种方法收集速度快、档案资料齐全,质量也比较高,但花费的人力、物力较大。
  
  2.2分阶段收集
  
  适用于建设周期长的工程。某些大型水利工程及某些跨年度的水利工程,我们始终保持与兼职档案员及施工、建设部门的联系,及时掌握工程进展情况,并加强催收,尽力避免档案原始材料的散失,这样能保证工程档案的连续性、完整性。
  
  2.3强制性收集
  
  适用于对某些人员分散、临时机构较多的施工单位。我们采用收取档案资料押金的做法。当一项水利工程报建后,施工单位先交一定金额的资料押金,施工单位将完整的档案资料移交给档案部门后才可退回这笔押金。这种方法对一些内部较复杂的施工单位具有一定的约束力,可以保证档案资料不会由于人为因素而流失。
  三 明确档案资料管理的范围和要求
  3.1水利工程档案资料管理的范围水利工程建设项目立项、可行性报告、设计、决策、施工、质检、监理、过程中验收、竣工验收、试运行等工程在建设过程中形成,并应归档保存文字、表格、声像、图纸等各种载体资料。
  3.2档案资料管理的要求
  
  一是工程档案工作应与工程建设同步管理;二是档案应完整、准确、系统,并做到图面整洁、装订整齐、签字手续完备,图片、照片等要附情况说明;三是竣工图应反映实际情况,必须做到图物相符,做好施工记录、检测记录、交接验收记录和签证,并加盖竣工图章;四是施工过程中的图片、照片、录音、录像等材料,以及施工过程中的重大事件、事故等,应有完整的文字说明,同时要详细地填写档案资料情况登记表。
  
  
  四 强化档案人员的业务培训,提高档案管理水平水利工程档案管理的范围和要求,对档案工作人员的素质提出了更高的要求。从事水利工程档案工作的人员,专业知识和技能应该比一般单位的档案人员更全面,他们不仅要懂文书档案,还要懂科技档案以及与水利工程相关的一些专业类别档案。
  
  因此,为达到水利工程档案整理规范化的要求,应对各专职或兼职档案管理人员进行培训。讲解水利工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料,哪些是属于有保存价值的档案、具体的归档范围。同时,按照档案管理要求,对文件的起草、书写要求和制成材料的规范化,作详细的讲解,使大家对档案内容提前了解,工作中注意积累资料。这种培训与档案管理工作和工程同步进行,为今后建档工作奠定了基础,使档案的标准化、规范化有一个切实的保障。
  
  4.1科学的做好水利工程档案管理工作
  做好档案管理工作是提供利用的基础和保证,要做好基础管理工作就要从以下几方面着手:
  提高单位主管领导的建档意识。领导重视档案工作是管好用好档案的关键,增强领导干部的档案意识,才能将档案工作提到重要议事日程上来,才能从制度上、设施上、人员管理上得到支持和保证,才能使档案工作真正发挥作用,尽快转化为现实生产力,为水利工程建设服务。
  4.2完善档案管理制度。根据国家《档案法》、《保密法》及水利部《水利科学技术档案管理规定》等有关法规,结合单位实际情况制订《档案管理制度》、《档案借阅制度》《档案鉴定销毁制度》、《档案保密制度》等规章制度。针对某项水利工程制订《水利工程档案分类大纲及编号方案》,指导档案资料的收集、鉴定、归档、管理、利用及保密等工作。
  水利工程档案,应全面、系统地反映某工程各个环节的过程和结果,就要及时收集某工程的资料,做到同步管理。把某一水利工程形成的文件材料管理纳入工作程序,列入工程档案管理人员的职责范围。在下达工程计划或签订工程合同、协议时,应同时明确该工程文件材料的收集、整理和归档要求;在检查工程进度时,则应同时检查工程相关文件材料的收集、整理情况;在工程验收(或鉴定)时,还应先期或同步检查、验收工程文件材料的整理与归档情况。
  
  建立水利工程档案网络。利用网络平台,建立水利工程数据库,使每个工程的所有信息、进度全面反映在网络上,而档案管理人员则对档案资料实行全面监控。对于工程中产生的声像材料,应注明材料反映的事由、时间、地点、人物、背景及作者等内容。重要的电子文件,还应形成相应的纸质文件材料一并归档。实现档案资料的现代化、智能化、数据化管理,满足水利工程建设者多方位、多区域利用档案资料的需求,为水利工程建设和管理者提供方便、快捷、高效的服务。
  结束语:水利工程档案如实反映了水利工程建设管理的全过程,具有依据和凭证作用,对于工程运行和充分发挥效益至关重要,而水利工程档案管理工作是一项复杂、细致而琐碎的工作,这就要求档案管理人员爱岗敬业、增强服务意识,规范档案管理行为,使档案在水利工程建设中发挥最大利用效率。



本文编号:1001

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