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数字时代供电企业档案管理及其信息化研究

发布时间:2014-07-01 17:16
    引言

  供电企业的档案种类繁多,从档案实体类型和档案管理的方法方式上,较之以前有很大变化。体现出一系列新特点,如来源多样化、载体数字化、处理专业化、应用及时化等。档案二元结构,要求我们在对开展管理工作时,需要把握好档案实体管理和档案信息管理两个方面。

  1 供电企业档案管理现状

  1.1 档案管理体制
  供电企业档案管理体制按行政区域划分,分为省、地市级和县级三个层次。其中,在省、地市级的供电企业有专职档案工作者并且设有档案室。其中,人事档案、供电合同客户档案的整理、保管和利用又分别由相关部门负责管理并设有本文由笔耕文化传播收集整理单独的档案室。经过系统地管理与整合,基本实现了档案的集中管理。县级供电企业的档案一般由办公室人员兼职管理,不设专门档案室。
  供电企业档案的管理者对档案工作十分重视,实行统一管理,并给予支持,将档案管理包含在企业发展规划中,实施有针对性的管理工作,定期评估;档案管理网络体系相对完善,档案工作责任人分工较为清晰;档案管理基础设施的投资也在不断加大。供电企业的专兼职档案人员努力满足生产、施工、销售和管理工作的需要。尤其是科技档案管理人员,所有工程项目开始时,编制《工程验收资料大纲》,跑工地、变电站跟踪各个基建项目实施,在做好本职工作的同时,积极指导基层单位、施工方的档案管理工作;督促、指导和规范企业各部门归档工作,有效地保证了各类档案的齐全完整;协助基层档案室进行档案工作达标,形成了以局办综合档案室为主体的档案信息管理中心。
  1.2 档案管理制度标准
  自从1998年的国家城乡电网建设与改造工程地开展,档案数量大大增多,地方供电企业从那时起成立了单独档案管理部门。供电企业在档案法制建设,从管理层到普通员工,认真落实《档案法》、《保密法》与其他法律法规、标准和制度的各种形式地学习、宣传,档案法律观念逐步形成。从国家档案局、国家能源部到省级档案局行政机构、从南方电网总部到省级电网公司档案管理机构,都根据档案工作开展,颁布一系列的管理制度和措施,如《文书档案案卷格式》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《会计档案管理办法》、《照片档案管理规范》等20项。国家有关行政部门对供电企业档案管理定期检查、实时监督、指导管理。随着供电企业档案工作的开展,企业的档案制度体系的建立健全,文书档案、财务档案、科技档案工作标准以及档案的借阅、销毁、保密、图纸修改等规章跟进完善。上级管理层,还不断根据新的企业信息管理发展时代性要求,结合企业自身特点,出台了相应档案管理制度和标准,确保档案管理工作的一致性。
  1.3 档案管理工作
  随着供电企业的建设和发展,档案基础业务建设进步明显,取得了许多成绩。作为企业工作的基本组成部分,企业领导和相关部门对档案工作也十分重视,建立了完整的档案管理组织结构。局办设立综合档案室,负责全局档案管理工作以及对各部门、供电所的指导监督,规范档案管理。明确了档案室工作职责和岗位职责,设置了档案归档范围及整理要求。在国家档案目标管理和档案工作规范化管理等级评审的督促下--基础设备齐全,档案管理水平提高,档案专业人才增多,企业档案编研成果显著。地市级供电企业综合档案室普遍配置了基础设备。县级供电企业档案室的硬件条件也按照评审标准达标,得到了明显改善。

  2 供电企业档案信息化建设现状

  目前,根据调研了解情况了解到,供电企业档案信息化,现处于半自动化阶段(部分计算机完成,部分人工完成)向自动化过渡阶段。从之前的计算机辅助立卷,单一目录检索,实体档案保存--档案数据的收集、加工处理档案系统一体化管理、机读档案检索和档案信息输出的过渡。朝着"文档一体化"、企业局域网档案全文存储与检索方向迈进。
  在企业档案信息化标准制度建设方面,供电企业根据国家档案局下发的文件,根据自身企业档案管理工作情况,制定了许多相关的工作规则、标准。如:《南方电网公司总部档案管理制度》、《国家电网公司电网建设项目档案管理办法(试行)》(2010年)、《中国南方电网公司档案工作评估办法(试行)》等。并定期组织相关人员培训,反馈工作存在的问题和提供工作改革建议。
  自九十年代中后期,企业信息系统的整体规划纳入了档案信息系统,实施企业信息系统的统一构建,进一步促进了档案管理的信息化。从2005年开始,供电企业就基本运用了企业档案单机版的档案管理系统。目前,系统管理方式升级后,又拥有与OA对接的网络版集中档案管理系统。另外,企业营销合同档案、人事档案各自有自己的库房和单机版档案管理系统。

  3 供电企业档案信息化建设存在的问题

  近年来,供电企业传统档案的数字化工作进展迅速,供电企业档案工作者在信息化建设中取得的成绩不容质疑。但是,一些深层次的问题逐步浮现,与实际工作矛盾也已经显现出来,如:
  在档案信息化基础建设方面,档案数字化程度不够,对信息系统产生的大量存量数据,没有实施统一管理的中长期安排,管理层颁布标准不统一,不时出现朝令夕改现象,造成信息化工作的重复建设。缺乏数据整体标准,形成“档案信息孤岛”,而有用信息得不到管理。企业档案信息化的现实,一面是信息资源的大量浪费,另一面是信息系统的重复构建和“信息匮乏”;档案信息管理系统不时更换,往往是一个系统里的档案数字化、数据基础著录标引工作还没有完成,又有新的系统投入使用,造成了极大的资源浪费。
  在档案利用需求方面,供电企业现有档案管理方式模式仍旧处于被动的地位,被动的提供利用、被动的推进改革。有的档案部门或者档案人员已经有所意识,而往往针对于现实条件显得力不从心。相对封闭的管理范围,淡薄的服务意识,有限的服务能力。档案利用率低、利用形式方式单一等等,影响了档案利用工作开展。基层专业人员的匮乏,无法做到档案信息即时录入和资源共享。使得企业档案工作者整天围着计算机系统,成为了一个信息录入者,总是被动接收、被动服务,无法满足利用需求,没有精力放到档案编研开发利用工作中,档案编研的困窘局面并无根本性改变。

本文编号:720

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