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高校教学档案管理创新研究

发布时间:2014-07-01 17:29
    教学档案是指高校在教学活动中直接形成的具有保存价值的各种文字图表声像等不同载体的文件、资料,是记述和反映学校教学工作的具有保存价值的材料,是衡量学校教学管理水平和教学质量的重要标志之一,也是高校档案工作的重要组成部分。根据《国家中长期教育改革和发展规划纲要》的要求,新时期我国的高等教育要勇于开创新局面,创造新辉煌,促进质量提升,强调要把改革创新作为发展动力,对高校的教学管理工作提出了新的更高要求。高校教学管理领域只有不断创新,才能跟上时代的步伐。教学档案管理是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准,它是教学管理工作的重要组成部分。如何在原有的基础上做好教学档案管理创新,是新形势下高校教学档案发展的必然趋势,也是教学管理工作者需要不断思考的问题。

  一、新形势下高校教学档案管理呈现的新特点

  随着高等教育体制改革的迅速发展与办学规模的逐步扩大,高校管理机制和范围都发生了根本性的变化,文件资料的产生与日俱增,高校教学档案管理面临着新形势,产生了一些新特点。
  1.教学档案管理的开放性更强
  随着信息技术的飞速发展,互联网技术越来越成熟,国家之间、组织之间、个人之间的交流将更加方便,非涉密档案的封闭性被打破,最终成为公众资源。
  2.教学档案管理趋向虚拟化
  信息化条件下,高校教学管理的虚拟化主要表现为教学管理主体和管理客体的虚拟化、教学管理环境的虚拟化和教学资源的虚拟化。
  3.教学档案管理的交互性更强
  信息化条件下校园网的管理平台的交互性更强,从而使高校教学档案管理主客体之间的交互性更强,交互方式更多,本文来自笔耕文化图书档案(http://www.bigengculture.com/tushudanganlunwen)且主要以非同步交互为主。
  4.教学档案管理矛盾突出
  高校教学档案管理软硬件水平与新形势下教学管理要求间存在的矛盾日益突出。

  二、高校教学档案管理发展的障碍性分析

  教学档案是在高校的教学活动中形成的,它反映了教学研究、教学实践、教学管理的全过程,是高校教学管理工作的重要组成部分。收好、管好、用好教学档案,无疑是高校档案工作的重要内容之一。不可否认,目前不少高等院校在教学档案管理方面有了进步,但多数高校的教学档案管理仍存在许多不足之处,如有些文件材料收集不全面、内容填写有遗漏、书写不符合要求,等等。同时,高校的教学档案管理面临新的形势,出现新的特点,有些新出现的问题可称为雪上加霜,严重影响了教学档案管理的质量,主要受以下主客观因素的制约。
  1.主观制约因素
  (1)档案意识薄弱。一是学生不重视自己的个人档案,不了解学籍表与自身的关系,不愿意认真填写自己的个人信息,使得学籍表不能体现学生的真实情况,影响档案的真实性,也降低了保存价值;二是学校领导缺乏档案意识,对档案管理工作不够重视,没有在政策上、经费上给予保证,也没有把教学档案管理工作作为重点项目来对待,只是疲于应付检查;三是各部门具体负责档案管理的工作人员对工作缺乏正确的认识,对档案不够重视。
  (2)高校教学档案管理人员存在不稳定性,没有足够的专业知识。考虑到各方面原因,很多高校的教学档案管理人员并非经过严格招聘而来,大多数都没能接受档案管理的正规教育,不具备相应的档案管理理论与实际操作技能。部分高校的二级学院也没能配备具有专业素质的教学档案管理人员,基本上都是由教务教学管理人员兼任教学档案管理一职,且变动非常频繁,正是因为身兼数职,才给教学档案管理带来了更多不利局面。
  (3)现代化管理手段落后,不能与时俱进地体现教学档案的系统性、完整性和科学性。当今社会已经进入信息化管理的时代,教学档案的管理也必将随着这一划时代的历史进程而发生巨大的变化,走出传统的思维和工作模式。但大多数高等的档案信息管理和开发还处于相对滞后的状态,尤其是教学档案的管理,不管是管理手段,还是服务方式,都十分陈旧老套,不能与时俱进。
  (4)规章制度难以落到实处。目前,高校制定的某些规章制度和工作职责看似很周详,条条框框很多,但不够务实。在实际操作过程中,往往会出现职责不清、分工不明的现象,很多工作执行起来很困难,往往难以落到实处。教学档案管理工作方面也存在同样的问题,如主管部门对档案管理工作缺乏常规性的检查和监督,也没有相关部门给予经常性、专业性的指导,使得档案管理工作水平难以得到持久、有效的提高。
  2.客观制约因素
  (1)经费投入不足,软硬件设施落后。由于长期以来对教学档案管理工作的忽视,缺少对该项工作的经费投入,由此造成档案管理软硬件设施很落后。没有独立的办公场所、良好的办公环境和现代化的信息检测系统,检索手段十分原始。器重,一部分完全靠大脑的记忆,一旦忘记,检索起来很困难;另一部分,则是靠手工制定一个简单的只有自己知道的检索目录来检索。这些,都使得教学档案的信息资源优势得不到充分发挥。
  (2)收集的教学档案系统性不强,材料不规范。高校教学档案的内部是一个非常复杂的结构。教学管理过程中,由于没有形成一定的管理规范,缺少制度保障,这一过程中形成的原始材料不齐全,不完整;并且,教学安排统计表格格式混乱,与档案内容无法对应。

  三、加强高校教学档案管理创新的对策

  1.创新管理观念,强化管理意识,建立教学档案创新管理观念,就是要求档案人员转变固有的管理思想观念,通过各种宣传手段,加强相关文件和规定的学习,使全体师生员工充分了解教学档案的内涵,认识到加强教学档案管理工作的重要性和必要性,认识到教学档案管理是学校教学管理工作中的一项必不可少的基础性管理工作;强化管理意识,特别是领导要强化档案管理领导意识,从学校长远发展和人才培养的高度,加强对学校档案工作的领导,把教学档案管理工作列入重要工作议事日程,在人财物方面予以支持,并积极引导广大师生重视教学档案,用好教学档案,把档案的保管与收藏转变成档案的开发和利用。另外,改革旧的管理模式,加强档案信息的双向沟通与交流,实行开放型的科学管理,也可以以此强化档案管理的意识,确保建立高质量的教学档案。

本文编号:723

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