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加强基层基础建设促进疾控档案管理工作全面发展

发布时间:2014-07-07 10:10

  随着我国卫生防疫事业的蓬勃发展,各级卫生防疫档案工作也逐步走上了规范化、科学化管理的轨道,特别是自档案目标管理活动开展以来,更是将档案工作推向一个新的高度。卫生部“等级站评审标准”,将档案管理晋级达标做为等级站评审申报的先决条件之一,明确地列入其中,这就极大地促进了防疫档案工作的发展。
  一、疾控档案管理基础工作存在的主要问题
  目前,我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂、案卷数量繁多、时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中,档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则,再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同,整理的规格本文由论文联盟收集整理不统一等情况,形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中表现在:
  1、档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。
  2、案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍
  3、大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用
  4、许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现
  5、组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的
  6、案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。
  从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。
  二、开展卫生防疫特色档案编研的关键环节
  随着档案工作的升级发展,研究如何提高档案编研工作,深入开发档案信息资源已成为各卫生防疫站档案工作中一项十分重要的任务。我站在开展编研工作时,在突出卫生防疫专业特色上做文章,使编研材料有很强的专业性、实用性,受到业务人员的欢迎和好评。在工作中我们体会到,要开发有卫生防疫特色的档案编研材料,要抓住以下几个环节:
  1、以业务档案为编研工作的主要对象
  卫生防疫站在以开展卫生防病为中心的各项工作中,形成了大量的文书、业务技术、科研、基建、设备、会计、教学、声像、实物等档案材料。但由于卫生防疫是一项专业性很强的工作,故而反映与记录此项工作的主要载体棗业务档案也就具有了极强的专业性。此外,卫生防疫在业务上又具有连续性的特点,对疫情流行规律的认识以及在开展公共卫生的监督监测的过程中,都必须以业务档案为依据。因此,在开展档案编研工作时,应首先从业务档案入手,编研材料才可能有专业特色,才能更有效地为站开展卫生防病、监督监测工作服务。
  2、选题要围绕业务上的主要任务
  档案编研材料要有特色,要把好选题关。选题应围绕和反映单位的中心工作和主要业务活动。脱离业务工作的选题,就谈不上编研材料的专业性。为此,档案人员要了解和掌握单位的中心工作,了解和掌握各项业务工作内容。此外,还可通过在借阅中开展专题利用登记、发放利用意见表和分析利用效果登记等形式,充分全面地了解和认识业务人员的利用需求。这是确保编研选题具有专业性并能符合业务需求的重要环节。
  3、积极开发深层次的档案编研材料
  档案部门在分析利用需求的基础上,针对室藏档案的内容和特点,可以开展多种层次的编研加工。如各卫生防疫站的档案中均有历年来国务院、卫生部及北京市政府颁发的关于传染病管理及五大卫生的法规、条例、程序及业务技术规范,而卫生防疫站做为卫生行政机关委托的执法机构,在履行其职权时必须依据有关的法规条例进行。档案部门如能编制有关的业务依据性文件汇编,就会十分有效地满足业务工作的需要。
  4、档案人员应具备专业知识。档案人员要努力开发档案信息资源,做到编研材料有特色,为卫生防病业务服务,这是卫生防疫站档案工作不断发展和进取的需要。同时,这项工作也对档案人员的自身素质提出了较高的要求。做为卫生防疫站档案人员,做好编研工作,应具备的专业知识应有两层含义,一是档案编研专业知识,一是卫生防病专业知识。为进一步开展有专业特色的编研工作,深入开发卫生防疫档案信息资源,档案人员应注意培养和提高自身的业务素质。
  三、实行标准化、规范化的工作程序和方法
  从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
  1全面普查案卷,去糟取精
  这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
  2重新组合案卷实现案卷规范化
  将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
  3结合本馆实际规范著录工作
  著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据,并从自己的实际情况出发根据计算机管理的

  5规范题名保证检索查准率
  档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的,还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种必要时加上人名、地点和时间)等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。
  四、加快数据准备推进档案管理全面发展
  在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
  1分清轻重缓急,循序渐进
  档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
  2分级次著录,网站源码下载,省时省力
  在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
  3分门别类,充分利用档案原基础
  对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。
  4用“关键词”替代“主题词”,简化查找时间,提高效率
  “主题词”虽然有规范统一的功效却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端怎样取其利避其弊我们认为可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇关键词进行标识待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。例如拟写关于厂房基础建设一事的关键词有人写“基本建设”有人写“基建”有人写“厂房建设”在进行计算机后控时统一规范为“基建”。还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并。这种做法不仅解决了手工标引速度慢计算机自动标引不准确的缺点而且解决了主题词的词义含量问题分属关系 。
  近年来我们在推进档案管理现代化的进程中通过实行标准化、规范化的工作提高了档案管理基础工作水平并已初步建成了计算机检索体系为实行计算机管理打下了扎实的基础。

本文编号:988


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