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计算机技术在档案管理中的应用分析

发布时间:2014-07-07 10:10

  在信息时代背景下,计算机技术因其便捷、快速等特点备受人们的青睐,已经成为人们日常生活、工作中的重要工具,逐渐成为档案信息管理中的重要因素,促进了档案信息化管理的实现。
  一、计算机技术在档案管理中应用意义
  1.必要性
  随着社会信息化建设进程的不断推进,档案信息因其凭证性以及广泛性和信息重要载体等特点受到更多重视。在信息化背景下,档案信息管理实现现代化是现在档案管理工作重要目标。计算机在档案管理中的应用,具有检索速度快本文由论文联盟收集整理、可靠性强、存储量大、保密性好等特点,与传统手工管理相比更具备优势,能够及时、全面、准确、系统的将档案信息进行存储,提高了管理信息的效率以及信息利用率。
  2.主要作用
  1)数字化。档案载体不再是传统的纸质,而是电子档案,各级行政部门的办公,各种企业的管理和经营方式也随之改变,出现了电子政务、商务等新型的办公形式,信息的传递以电子为介质。在数字化时代,各种信息的书写、传递、储存、检索和利用主要利用计算机网络,由原来可以感知的信息固态形式变为抽象的电子形式,即电子档案的发展。电子档案大大缩减了人力和物力,实现便于保存、查询的目的,在降低成本的同时提高了利用率,减少了档案信息的损坏和遗失。
  2)存储量大。随着人们生活范围的不断扩大,大量的文件资料也随之产生,档案资料入库信息剧增,通过利用计算机海量的存储特点以及快速的计算,在计算机系统中输入档案的检索信息,可以进行快速和准确的检索,确保检索的优质高效,极大程度节约了传统档案占用的空间以及成本投入。
  3)自动化。计算机技术应用于档案管理工作,可以将信息快速的输入、储存,并且可以对信息进行逻辑推理和判断,真正实现信息管理、检索等流程的自动化进程。
  3计算机信息处理与档案信息管理相结合是档案管理工作的创新
  档案管理是一个复杂的系统性工作,除了对档案材料的保管,增加档案的使用周期,尽力的维持历史原貌。还需要重视对档案信息的开发再利用,增加信息的服务意识。由于计算机在信息的处理和管理方面具有很大的优点,只有充分利用计算机技术,才能是实现档案的信息化管理。这种管理只要是利用现代化的信息技术对原有的档案管理模式进行变动,实现档案的数字化和信息化。
  1)多媒体档案信息处理的标准化和长久化
  多媒体信息技术的设备兼容性较差,其信息存取和交换有诸多不便。目前已有几项多媒体档案信息采集或存储等方面的标准在制定和论证过程之中。但离实际需要和形成体系还有较大的差距。与多媒体档案信息长久保存有关的载体筛选工作还很簿弱,面对层出不穷、花样繁多的光盘等介质,研究滞后,尚未有明确结论。有关的管理者要注意这些问题,认真研究分析,制定相应的对策。
  2)用多媒体技术实现档案管理功能的更新
  计算机已经从内部信息的多媒体处理转向处理功能的多媒体化。例如,文字信息的录入可以用语音方式实现,同样计算机之间的信息交流也可以从单纯的字符转换成语音、图像和影像。此外还有超媒体技术等。这些技术的应用不仅可以方便快捷地进行档案信息的录入,还可以使计算机拟人化,密切了档案工作者与计算机的关系,使计算机的普及应用提高到一个新的层次。
  二、计算机技术档案管理应用存在的问题及对策
  1.信息网络数据库建设问题
  对现有的档案目录数据库以及部分全文数据库进行管理,不仅要加快对现有档案信息进行著录、入库以及管理的工作节奏,争取全面实现目录以及档案文件的机器检索,还要对那些利用率高、内容重要、容易受损的档案信息实施数字化管理,形成统一的档案信息管理系统,使档案信息和档案管理各项工作结合在一起,形成一个有机的整体。
  2.信息网络安全问题
  随着网络化和信息化的全面覆盖,大部分人都可以随意使用网络,这样就存在一定的安全隐患。计算机技术应用于档案管理,在带来方便同时也带来一定的安全问题,网络安全问题难以计数,现在的防火墙等安全防护技术对专业技能比较高的黑客根本就起不到多大作用,而档案又具有凭证性以及真实性等特点,如果原始文件收到损坏或者更改,很难在进行修复,致使档案的安全性和可靠性受到威胁。针对档案安全管理问题,我国档案部门已经相应的在标准化以及科研方面作出大力度的支持,制定了一系列管理标准和安全防护技术措施来应对安全威胁,比如可以选择用网络限制和密码验证等方式来保障档案信息管理安全。
  3.管理技术实用性问题
  随着计算机技术的不断发展,技术的更新速度惊人,因此在档案管理技术的选择应用上,一定要紧跟计算机技术尤其是档案管理方面技术的更新速度。但是由于档案管理部门并不是直接创造经济效益的生产部门,在资金的投入上存在一定的问题,并不具备充足的资金来经常对管理设备进行更新,同时最新最先进的设备也不一定真正适用于档案管理工作,因此在工作时要秉持“实用、适用才是最好的”信念,努力在档案信息管理工作中展开计算机技术的应用,不断提高档案管理水平。
  4.档案管理人员专业化问题
  随着计算机技术在档案管理工作中的应用,对管理人员专业素质要求也在不断提高。但是现在档案管理部门并不具备专业的管理人员,存在一人多岗的现象,或者一些管理人员对计算机技术并不了解,并不能完成网络化、数字化管理工作。针对这一现象,首先可以组织员工培训,保证其具备一定的逻辑和数字思维能力,能够熟练使用计算机语言,可以将计算机技术真正应用到档案管理工作中。其次,档案管理人员必须要具备一定的语言文字功底,能够完成档案主体标引的原则和和方法学习。能够利用档案主题标引规则,正确选择主题标识,准确分析主题内容,学会如何将主题词进行合理的组配,并且学会对特殊状况的处理方式等。通过对专业知识的学习,来胜任档案管理工作。
  三、计算机技术档案管理应用发展策略
  1.增强计算机技术在档案管理工作中应用意识
  首先,档案管理部门以及管理人员要充分意识到计算机技术在档案管理应用中的重要性,形成使用计算机技术来进行档案管理的意识;其次,要重视计算机技术的使用和投入,在人力、物力等方面都要实现网络化管理,营造档案管理现代化工作氛围。
  2.加强创新意识
  随着计算机技术的不断更新,档案也需要进行创新管理。一方面,在实现计算机技术档案管理时,必须要有统一、规范、有效的工作制度,建立科学、现代的完整管理体系,确保档案管理工作中每个环节的正常运行;另一方面,档案管理人员在具备专业知识同时还应具备创新思维,实现创新性工作,最大程度的发挥出计算机技术的实用性。这就要求档案管理人需要不断的学习专业知识,熟练掌握计算机技术,提高个人综合能力。
  3.加强人才培养意识
  一方面,在进行招聘时选择具备计算机操作和应用能力的专业人员,提高计算机应用的使用效率;另一方面,重视现有员工的培训,转变其传统管理观念,形成新的管理理念,加强其专业知识以及计算机操作应用能力的培训,使其充分掌握计算机操作能力,能够熟练流畅完成日常工作。
  四、结语
  随着计算机技术的不断发展,其在档案管理工作中占据的比重也在不断增加,网站源码下载,在对档案内容进行分析、加工、组织、处理等方面更便捷、快速,实现了档案信息收集、管理、储存、检索等过程管理的标准化、数字化、网络化,对档案现代化管理具有重要意义。

本文编号:989


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