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Excel在基层疾控中心档案管理中应用效果探析

发布时间:2014-07-07 10:10

  对于传统的档案管理来说,其一直为封闭式手工操作,给工作人员带来非常大的压力,同时在查询时也非常不便,耗费大量的人力和物力,工作效率极其低[1]。随着科技的不断发展和计算机的不断普及,逐渐实现了档案的电子化[2]。为了减轻工作人员的压力,缩短查询时间和方便管理档案等,我疾控中心对档案实行Excel来进行建档,同时将档案的类别和名称以及内容建立好超级链接,取得非常好的效果。现将有关情况做以下详细报告。
  1 材料和方法
  1.1 材料设备 P4CPU和1.2GHz以及2G内存,500G硬盘,操作系统为WindowsXP。应用软件为:Office 2007;扫描仪和刻录机。
  1.2 方法 将我疾控中心2012年1本文由论文联盟收集整理月~2012年12月的工作纸质档案和电子文档,根据档案的分类要求,将纸质档案按“件”进行装订。
  1.2.1 主文档建立 主文档的设立档案的类别,商标注册,主要分为一级类和二级类;同时设立档案架编号等。将当年的档案进行整理之后输入到Excel文档中。建立之后的主文档,详细见表1。
  表1 档案管理数据库(主文档)
  1.2.2 子文档的建立 对于建立的每一个子文档档案二级类别,都分别给予命名[3]。在Excel子文档中,要设立档案名称、文档编号、年份、保管年限、保密级别、档案架编号等内容。同时将所有的档案信息输入到相应的子文档中,文档的保管期限根据当地疾病预防控制档案管理办法来进行固定,主要表示方法为:Y-永久,C-长期,D-短期。建成之后的Excel子文档如下表2。
  表2 子文档
  1.2.3 软件设置 对已经分类好的文档设置为只读,根据文档的类别将其放入文件夹[4]。对于没有电子文档的档案,比如图纸等,可以利用扫描仪进行扫描存档。然而对于一些次要的短期文档,只需要保存纸质文档即可。把主文档档案类别和相应的子文档建立起超级链接,同时把子文档中的档案名称和文件夹相对应的档案建立起超级链接。对于一些重要的文档要设置密码。
  1.2.4 档案的保存 按照Excel的文档编号将装订好的纸质档案进行整理并装好。同时放置在相应的货架,定期地对电子文档进行备份处理。
  2 结 果
  2.1 方便档案查询 在Excel的编辑菜单中,通过查找功能就能够对相应的档案进行快速查询,能够快速地找到自己需要的文档。
  2.2 显示档案内容 在找到相应的档案名称之后,通过点击超级链接就可以查看档案的名称,避免查找纸质档案。
  3 讨 论
  在基层疾控中心用软件进行档案管理,通过编辑栏中的查找和替换功能,能够快速地将档案的名称和档案内容找出,同时通过超级链接可以将档案的内容信息进行阅读。有效地提高了工作人员的效率,避免造成工作时间的浪费,减少工作人员工作量。
  将整个单位实行局域网,通过建立共享,全疾控中心就能够实现资源共享,同时对相应重要的资料设置只读和查阅以及修改权限,同时既方便了工作人员又使得文档得到保密。对子文档可以使用Word、Excel、Access、PowerPoint等软件建立的文档,还可以是文字或者表格以及数据库、幻灯片等。
  目前,在基层疾控中心采用Excel对档案进行电子化管理,有利于查询和管理档案,并且操作非常方便,值得在基层医院中进行推广和使用。

本文编号:990


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