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对设计单位档案信息化建设与工程档案管理的探讨

发布时间:2014-07-07 10:10

  所谓档案信息化,就是将室藏档案作为基本依据,在不改变档案原来信息内容的原则下,对档案的存在形式做一改变,即用信息手段对档案进行规整,同时又保证档案本身的完整性与统一性,使档案信息社会化、自动化,实现档案资源共享。档案信息化建设是指利用高新技术手段,将传统介质文件(纸质文件、声音本文由论文联盟收集整理文件、视频文件)和已归档保存的电子档案,系统组织成具有有序结构的档案信息库。工程档案管理是档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、编研提供利用等活动的通称;是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。在工程项目中如何加强工程档案信息化建设是做好档案管理工作的关键,也是档案工作向现代化迈进的必由之路。笔者结合自身的工作经验,现对档案信息化、档案信息化建设及工程档案管理提出几点体会。
  1 在档案信息化过程中应遵守以下原则
  1.1规范性原则
  档案信息化建设需要制定完整统一的规范和标准,这是提高工作质量和效率的关键。在进行馆(室)藏档案信息化的过程中,有两种形式:一方面是指将馆(室)藏的档案经过利用现代各种输入设备技术输入到计算机中,形成数字化信息;另一方面是指馆(室)中可以直接接受电子类型的文件。这两种形式,都要遵照规范性原则进行,因此,要制定相应的标准和规范,促进数字化档案的良性发展,保证数字化档案的标准化和规范化。
  1.2 安全性原则
  随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入,网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此,我们必须加强网络安全技术的研究与开发,采取有力的安全策略,充分保证档案信息的安全性。
  1.3 效益性原则
  由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程,需要投入相当的人力、物力、财力,因此必须要遵守效益性原则,要根据自身的能力、馆(室)藏基础,分析用户需求,研究馆(室)藏体系还要考虑馆(室)藏档案的利用率。
  2 促进档案信息化建设的几点建议
  2.1 调整档案管理人员的知识结构,提高员工素质
  为了适应档案信息化建设的需要,档案人员首先要具备一定的科学文化基础知识,还应具备扎实的档案学理论知识,以解决档案信息库建设中出现的新问题、新情况。还要有一些自然科学、社会科学及边缘科学的专业知识。一方面,档案信息是一种载体,档案工作者要发挥档案信息的社会效益,就要熟悉档案的内容,掌握档案内容所涉及的知识;另一方面,档案工作者在对档案进行收集、整理及管理的过程中,始终贯穿着分析、研究、综合、判断等各项工作。如果档案人员不熟悉专业知识,在日常的管理工作中就无法完成自己的本职工作。
  2.2 提高档案信息化水平技术
  对于工作人员配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善,可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广,逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作;档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作,对各职能部门每年移交的大量成果档案资料,边整理边输入,从信息源头抓起,建立统一的数据格式标准,实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式,避免重复劳动,不但能节约人力和财力,也会大大加快了档案信息数字化的进程;对上网信息进行密级界定。
  2.3 提高档案信息管理水平
  加快档案信息化基础设施建设。建设数字化档案馆,继续推进运用计算机管理档案,提高档案馆计算机和网络技术的应用程度,逐步提高档案信息化水平;加强档案目录数据库建设。要充分运用计算机技术,加快档案目录数据库建设,提高档案检索利用服务质量。各部门向档案馆移交档案时,要尽量做到同时移交机读目录;加强电子档案归档管理。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法,制定电子档案管理办法。最后实现档案信息处理计算机化,信息存储数字化,信息采集实时化,信息服务网络化。
  3 推行档案信息化管理,确立工程档案发展的新方向
  工程建设的过程就是工程档案的形成过程,这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。为完善工程档案的建立,提出以下几点建议。
  (1)加强工程档案信息化建设,选用适合企业档案管理的软件,制定工程档案信息化管理的规章制度和标准体系,为档案信息化建设奠定有利基础。档案信息化建设必须要在统一规划的基础上,采取统一的数据格式,统一的软件程序,统一的技术标准,统一的工作规程,改革不适应档案信息化要求的管理体制,打破地域和部门分割,提高工程信息交换及共享水平,创造更多有利于方便公众利用的条件。
  (2)加强协作,确保建设顺利。档案信息化建设在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。在工作中只有坚持协作的原则,加强与各个部门的沟通、协调与配合,主动争取各级领导的支持和各部门的配合,才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。
  (3)档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识,只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解,才能参与本单位的软件开发工作,才能提出正确信息需求,使系统运行保持在良好状态之中。
  (4)加强档案信息安全保障体系建设。在加强档案信息化建设的同时,应把档案信息安全放在突出位置,确保管理系统和数据的安全、可靠,防止档案信息失密、泄密和丢失。
  总之,随着科技的进步,信息化已不可避免地进入了档案管理的领域,因此,新形势下档案信息化建设成为历史发展的必然趋势。档案管理工作是一门深奥的学问,上海商标注册,做好档案工作是无止境的,档案信息化建设也是一个循序渐进和不断探索的过程。在工作中利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台,不仅能促进档案信息化建设与社会信息化同步发展,还能推进我国档案事业的不断进步,为新时期档案事业的发展做出新的贡献。

本文编号:992


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