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浅谈高等学校人事档案管理

发布时间:2014-07-07 10:19

  人事档案记录着个人的详细经历,是用以聘任、选拔、管理人才的重要依据,在人力资源的管理工作中有着不可代替的位置。然而,随着高校人事制度的进一步深化,人事档案中存在的问题却越来越明显。
  一、高校人事档案管理的现状
  (一)重视不够,收集整理不规范,材料不完整
  绝大多数高校领导对人事档案管理工作的重视程度不够,缺乏有效的制度和监管。另外,由于档案管理人员的频繁更换,也导致各自对档案材料的收集整理自成一体,没有统一的档案管理标准,大大降低了档案的综合利用价值。 再者,人事档案要求具有真实性,但在实际的人事档案管理中,经常出现履历表中填写的内容信息不真实等失真现象,因而造成一定的负面影响。
  (二)档案管理手段落后
  目前人事档案在管理上大多还沿本文由论文联盟收集整理用传统的手工管理方式,只重视对案卷的分类而忽视其在人才选拔、培养和开发、合理配置人力资源等方面的应用。因此档案的开发过程繁琐,档案检索和利用困难。另一方面,人事档案是由各级政府人事部门及其所属人才中介机构管理,人事档案调动传递手续繁杂,尤其是异地调动各地区规矩不一,造成时间成本较高。这些都给人事档案的转递带来一定的影响。
  (三)对人事档案的利用率低
  人事档案的合理利用一直是人事档案工作中的重要问题之一,大多数高校的人事档案管理工作只是简单地把档案进行分类存放,偶尔查阅,并没有把人事档案有效、合理地利用起来,仅仅是作为个人信息的依据,这样的人事档案管理工作简单乏味,同时也失去了个人档案的价值,造成人员与资源的浪费。
  二、对于人事档案管理工作改革的几点建议
  (一)建立健全档案管理制度
  一是建立健全人事档案管理的各种制度,严格按照规定管理人事档案,实现以人为本的服务体制,推进人事档案管理工作的制度化、规范化建设。二是材料的收集要全面、及时,对于有变化的人事档案应该采取随时随地收集整理,以免造成档案不完整或档案丢失的现象,对于每年固定形式的人事档案应采取定期收取的形式,例如,年终或年初开始收集。收集到的人事档案应认真鉴别后归档,确保人事档案的真实性,为以后的各种活动提供真实、有效的数据信息。对于人事档案的借阅、传递性质的活动要认真做好记录,防止人事档案在传递过程当中损坏或丢失。
  (二)创新管理方式加强信息化建设
  人事档案是人才信息的资源库,是人事工作得以正常开展的重要保障,必须不断地把先进的科学技术手段应用于人事档案管理之中,用以提高人事档案管理工作的效率。这不仅是人事制度改革与发展的需要,也是其适应社会对档案信息需求的客观需要。因此,要把人事档案管理工作同时代发展结合起来,利用先进的计算机技术和科学的系统进行动态管理,开发利用更完善的人事档案管理软件,并将人才信息的收集、反馈与跟踪融入到系统当中,快速准确地提供人事信息,从而改变过去的传统方式,使人事档案管理转变成数据化、信息化。另外,还可以在学校内部建立局域网络,形成网络化的人事档案管理,通过网络使信息共享,向需要信息的领导和部门提供快速、准确的资料,为师资队伍的建设提供详实的材料,促进人才的合理流动。
  (三)合理利用人事档案,提高其利用率
  要大力提高档案的利用价值,充分挖掘出档案应有的功能。将人事档案密切融入到教职工的工作中,提高其在工作中的影响力与执行力。要做到以上要求,一是要丰富档案内涵。在档案中增加全面反映教职工真实情况的内容。二是要合理开发、利用人事档案资源的优势,建立健全档案资源的系统化管理与利用的运作机制,发挥档案的社会效益。
  三、结语
  总之,人事档案管理是档案工作的一个重要组成部分,高校人力资源管理与开发的基础性工作,它集服务性与保密性于一体,对促进人力资源开发、构建和谐社会发挥着重要作用。加强和改进人事档案管理是时代赋予我们的新课题、新任务,要从制度上、观念上更新,不断地发现问题,找出原因,解决问题,积累宝贵经验。按照人才市场发展的基本趋势,采取有效措施,积极探索档案现代管理模式,为人力资源的开发发挥好储备作用。



本文编号:995

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